採用活動における時間とコストの削減は、多くの企業にとって重要な課題です。
現在の採用環境は競争も激しく、これらの課題に対処するため、多くの企業が採用管理システムApplicant Tracking System（ATS）を導入しています。
この記事では、ATSの基礎理解から始まり、主要なATSの比較、導入方法から効果までを深掘りしていますので、是非、参考にしてください。
この記事でわかること
- ATSの基本概念と機能
- ATSの特徴と比較
- ATS導入による具体的な効果
こんな人におすすめの記事です
- 人事部門のリーダーやマネージャー
- 採用業務の効率化を図りたい経営者や経営層
- IT技術を活用して採用戦略を強化したいITマネージャー
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目次 [show]
ATS（採用管理システム）とは何か？
ATSとは（Applicant Tracking System）の頭文字を取ったものであり、直訳すると「応募者追跡システム」となります。
一般的には「採用管理システム」と呼ばれ、採用業務の効率化を目的として導入されます。
ここでは、
- ATSの定義と基本概念
- 採用管理におけるATSの役割
について、解説していきます。
ATSの定義と基本概念
ATSは、応募者の情報を一元的に管理し、応募書類の自動選別、採用プロセスの進捗管理、応募者とのコミュニケーション管理、そして採用に関するデータ分析とレポート作成などが
可能なシステムです。
ATSの目的は、採用業務を効率化して、より効果的な採用活動につなげることです。
採用管理におけるATSの役割
ATSが求められる背景には、現在の採用環境が直面しているいくつかの課題があります。
以下にATSが求められる背景を説明します。
1.採用の高い複雑性と競争性
現在の労働市場は、多様なスキルを持つ応募者が増加しており、適切な人材を見つけることはますます困難になっています。
企業は数多くの応募者の中から最適な人材を見つけ出す必要があり、これを効率的に行うためには、高度な管理ツールが必要となります。
2.時間とコストの削減
企業は運営コストを削減しながら効率を向上させる方法を常に模索しています。
ATSは採用プロセスの多くの側面を自動化することで、時間とコストの両方を削減し、人事部門の効率を大幅に向上させられます。
3.データに基づく意思決定
企業はデータに基づいて戦略的な決定を下すことが増えています。
ATSは採用活動のデータを収集・分析できますので、より良い採用戦略を立案できます。
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ATSのメリットと主要機能
ATSの導入には、多くのメリットがある一方、デメリットもあります。
ATSの導入効果を高めるためにも、メリットや機能を正しく理解することが重要です。
ここでは、
- ATSが企業にもたらすメリット・デメリット
- ATSの主要機能
について、解説します。
ATSが企業にもたらすメリット・デメリット
ATSが企業にもたらすメリットとデメリットについて、以下に解説します。
メリット
ATSは、採用業務を効率化することで、時間とコストを削減できる点が大きなメリットですが、例えば、ATSと人事管理システムを連携することで、応募者データと従業員データを一元管理できるメリットもあります。
これによりデータ入力の重複が避けられ、応募者が新たな従業員になった際は、採用情報から従業員情報へ自動移行が可能になります。
また、社員の評価や勤怠情報とも連携可能なので、システムの一元管理を通して、人事部全体の業務効率改善を図りましょう。
デメリット
高機能のATSは導入時の初期費用が高くなる場合があります。
システムを運用開始するためには従業員への適切な研修、新しいシステムに慣れるまでの十分な時間が必要になるケースもあります。
また、大量の応募者データを管理することは、個人情報保護の観点から重大な責任を伴いますので、情報漏洩を防ぐための、システムセキュリティ対策が必要となります。
ATSの主要機能
ATSは、多くの機能を提供します。
以下に、ATSの主要機能について説明します。
1.応募者データの一元管理
ATSは応募者の情報、履歴書、応募フォームの回答などを一つのデータベースで管理します。
そのため、人事担当者は応募者情報を容易にアクセス、検索、整理できます。
2.応募プロセスの管理・自動化
ATSは応募者の選定、評価、ランキングを自動化し、選考プロセスを管理します。
応募者が採用プロセスのどの段階にあるかを追跡し、応募者への連絡、面接の日程調整など、採用関連のコミュニケーションの自動化を通して、採用業務を効率化します。
3.システムの情報連携
ATSを使用すると、複数の求人サイトやSNSに求人を公開し、応募状況を一元的に追跡できます。
また、社内の人事管理システムとも連携が可能ですので、情報の一元管理が可能になります。
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ATSの選定ポイントと比較
ATSの選定ポイントは、使いやすさ、費用、他システムとの連携性など
いくつかのポイントがあります。
ここでは、
- ATS選定のための主要ポイント
- 主要なATSの比較
について解説しますので、ATS選定比較の参考にしてください。
ATS選定のための主要ポイント
ATSを選定する際に考慮すべき主要なポイントは以下の通りです。
1.機能性と使いやすさ
企業の採用プロセスに必要な機能（応募者追跡、自動選考、コミュニケーションツール、分析機能など）を網羅しているかを確認することが重要です。
また、高機能でも操作性が悪いと逆に非効率になりますので、直感的で簡単に操作できるかどうかも重要です。
2.コスト
導入および維持管理に関わる全体的なコストを考慮し、予算内で大きな効果を発揮するシステムを導入することが重要です。
また、アップグレードや追加サービス費用など、隠れたコストがないかも把握しておく必要があります。
3.システム連携
既存の人事管理システムや勤怠・給与管理システム、他のビジネスツールなどとの連携が可能かを確認します。
情報を一元管理することで、業務効率が改善されますので、導入に際して、システム連携の可否を事前に確認しておくことが重要です。
主要なATSの比較
主要なATSの比較表を以下にまとめましたので、参考にしてください。
| ATS名称 | 特徴 | 主要機能 | 使い
やすさ |
コスト | システム
連携 |
| HRMOS | 中小企業向けで使いやすい | 応募者追跡、面接管理、オンボーディング、従業員データ管理 | 高 | 月額利用料は基本プランで数万円から | 高 |
| SONAR ATS | 効率的なコミュニケーションツールを提供 | 応募者データベース、コミュニケーションツール、レポーティング、採用分析 | 中 | 月額数万円から、規模に応じて増加 | 中 |
| ジョブカン採用管理 | 労務管理システムとの連携可能 | 応募者管理、面接スケジュール管理、採用活動のレポーティング | 高 | 月額数千円から数万円、機能に応じて | 中 |
| リクルートのAir | データ分析と最適化に注力 | 応募者追跡、採用データ分析、採用活動の自動化 | 中 | 月額数万円以上、大規模利用で高額に | 高 |
| Talentio | 技術職や専門職の採用に特化 | 応募者選考、評価システム、採用管理 | 高 | 月額数万円から、規模や機能に応じて | 高 |
選定の際には、会社の規模、業種、採用ニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。
各ATSを検討する際には、デモ利用やカスタマーレビューを参考にし、機能やコスト、サポート体制を比較検討しましょう。
（各システムの具体的なプランや価格設定、カスタマーサポートの詳細は、直接サービス提供元に問い合わせてください）
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ATS導入の準備と実施ステップ
ATS導入に際し、事前に準備することで、その導入効果を高められます。
ここでは、
- ATS導入前の準備
- ATSの導入・運用・評価方法
について解説しますので、導入時の参考にしてください。
ATS導入前の準備
ATS導入前の準備は、システムを効果的に機能させるために重要となります。
ここでは、ATS導入の準備段階で行うべき基本的なステップを説明します。
1.採用プロセスの評価
現在の採用プロセスを詳細に分析し、どの段階が非効率であり、どの部分に課題があるかを特定します。
2.ニーズと目標の特定
ATSを導入する主な目的を明確にします。
例えば、応募者の一元管理、採用プロセスのコストの削減、選考プロセスの効率化などが挙げられます。
3.技術要件の定義
必要とされるATSの機能を洗い出します。
これには、応募者追跡、履歴書の選考、コミュニケーションツール、分析機能、他システムとの連携機能などがあります。
4.予算の設定とシステム選定
ATSの導入に必要な予算を設定後、デモやユーザーレビューを通じて各システムの性能を評価します。
選定プロセスには、技術的な機能、価格、ユーザーサポート、ベンダーの評判なども考慮に入れるとよいでしょう
ATSの導入・運用・評価方法
ATSを効果的に導入・運用し、その成果を評価するためのステップを説明します。
1.導入
- プロジェクトチームの編成
ATS導入を管理するために、プロジェクトチームを編成します。
このチームでは、人事、IT、および必要に応じて他の関連部門の代表者を選定します。
- データ移行と連携
既存のデータ（応募者情報、過去の採用データなど）を新しいATSに移行します。
また、必要に応じて他システムやソフトウェアと連携します。
- 研修とサポート
関連する全社員に対して、新しいシステムの利用方法を研修します。
また、導入初期には十分なサポート体制を整え、利用者からの問い合わせに迅速に答えられるようにします。
2.運用
- マニュアルの整備
ATSを使用した採用プロセスの標準操作マニュアルを作成し、すべての関係者が一貫した方法でシステムを使用できるようにします。
- モニタリングとフィードバックの収集
ATSの日常的な運用をモニタリングし、問題や改善点を洗い出します。
利用者からのフィードバックを定期的に収集し、運用の改善に反映させます。
3.評価
- KPIの設定
ATSの効果を測定するためのキーパフォーマンスインジケーター（KPI）を設定します。
例えば、採用サイクルの時間短縮、採用コストの削減、応募者とのコミュニケーション手法向上などが考えられます。
- 定期的な分析と報告
設定したKPIに基づき、定期的にシステムのパフォーマンスを分析します。
得られたデータを用いて、採用プロセスの効果を評価し、経営陣や関係者に報告します。
- 継続的な改善
評価結果を基に、ATS及び採用プロセスの継続的な改善を図ります。
新しい技術の進展や市場の変化に応じて、システムのアップデートや機能の追加を検討します。
まとめ｜ATSを活用して採用管理を効率化
ATSは企業が効率的な採用プロセスを構築し、最適な人材を確保するための強力なツールとなります。
機能、使いやすさ、コストなどに加えて、他システムとの連携性なども考慮のうえ比較検討し、導入を成功させましょう。
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